Position Summary / Tóm tắt vị trí Responsible for handling the full spectrum of HR and Administration functions, including but not limited to Recruitment & Selection, Training & Development, Payroll Administration, Compensation & Benefits, Performance Management, and Office Administration. Chịu trách nhiệm toàn bộ các chức năng Nhân sự và Hành chính, bao gồm nhưng không giới hạn ở các việc Tuyển dụng, Đào tạo & Phát triển, Tiền lương & Phúc lợi, Quản lý Hiệu suất công việc và Quản trị Văn phòng. Key Responsibilities / Trách nhiệm chính 1. Human Resources Tasks/ Các nhiệm vụ liên quan đến công tác Nhân sự: • Recruitment: Execute the recruitment of employees when required via various networks and social media means. Manage on-boarding procedures (offer letter, labor contract, orientation, etc.). Tuyển dụng: Thực hiện việc tuyển dụng nhân sự khi được yêu cầu thông qua các mạng lưới quan hệ và phương tiện truyền thông xã hội khác nhau.; quản lý các thủ tục cho nhân viên gia nhập công ty (thư mời làm việc, hợp đồng lao động, định hướng nhân viên, v.v…). • Compensation and Benefits: Verify the employee attendance, calculate and manage employees’ payroll and benefits; liaise with governmental departments for labor reporting and statutory insurance contribution; updating staff’s information in company HR systems (P2U, PULSE…) Lương và phúc lợi: Kiểm soát việc đi làm của nhân viên, tính và quản lý bảng lương và phúc lợi của nhân viên; liên lạc với các cơ quan Nhà nước để báo cáo lao động và đóng bảo hiểm theo luật định; cập nhật thông tin nhân viên trong hệ thống nhân sự công ty (P2U, PULSE...) • Learning & Development (L& D): Plan and execute annual L& D programs to enhance professional and productive workforce, facilitate Medlog’s training programs for employees. Học tập & Phát triển (L& D): Lập kế hoạch và thực hiện các chương trình L& D hàng năm để tăng tính chuyên nghiệp và hiệu quả, tổ chức và quản lý các chương trình đào tạo của Medlog cho nhân viên. • Performance Management: Execute Company Performance Management system and procedures in coordination with Line Managers and employees; ensure all employees complete the full Performance Management cycle with recorded performance plan, established tasks/deliverables and Individual Development Plan. Quản lý hiệu suất công việc: Triển khai hệ thống và quy trình Quản lý Hiệu suất công việc của Công ty, phối hợp với Quản lý trực tiếp và nhân viên để đảm bảo tất cả nhân viên hoàn thành quy trình Quản lý Hiệu suất công việc đầy đủ với các nhiệm vụ / mục tiêu đã thiết lập và Kế hoạch phát triển cá nhân. • Employee Relations and Engagement: Provide guidance and consultation to employees on matters relating to HR policies and local labor laws; organize staff activities to enhance company’s culture and staff’s motivation. Quan hệ và gắn kết nhân viên: Hướng dẫn và tư vấn cho nhân viên về các vấn đề liên quan đến chính sách nhân sự và Luật Lao động; tổ chức các hoạt động cho nhân viên để thúc đẩy văn hóa công ty và động lực của nhân viên. • Additional tasks as requirement from Manager. Các công việc bổ sung theo yêu cầu từ Quản lý 2. Administration Tasks/ Các nhiệm vụ quản lý hành chính: • Manage office administrative services (cleaning, utilities, etc.) to ensure office facilities and resources are used efficiently and economically. Quản lý các dịch vụ hành chính văn phòng (dọn dẹp, tiện ích, v.v.) để đảm bảo cơ sở vật chất và tài nguyên văn phòng được sử dụng hiệu quả và tiết kiệm. • Monitor admin services contracts for the depot: find vendor and arrange purchasing, make payments for stationery, small equipment, etc. as requested by the Manager and other departments. Theo dõi hợp đồng dịch vụ quản trị cho depot: tìm nhà cung cấp và sắp xếp mua hàng, thanh toán văn phòng phẩm, thiết bị nhỏ, v.v. theo yêu cầu của Quản lý và các bộ phận khác. • Work with Medlog Safety staff to set up policies and measures relating to office safety and hygiene/emergency response to ensure a safe work environment for staff; update monthly safety report in Medlog’s system. Làm việc với nhân viên An toàn của Medlog để thiết lập các chính sách và biện pháp liên quan đến an toàn vệ sinh văn phòng / ứng phó khẩn cấp để đảm bảo môi trường làm việc an toàn cho nhân viên; cập nhật báo cáo an toàn hàng tháng trong hệ thống của Medlog. • Send monthly reports to Depot Manager (salary expense, electricity & water consumption, etc.) Gửi báo cáo hàng tháng cho Depot Manager (chi phí lương, tiêu thụ điện nước, v.v.) • Plan and conduct annual teambuilding program, year-end party and other staff activities. Lập kế hoạch và thực hiện chương trình teambuilding hàng năm, tiệc tất niên và các hoạt động khác của nhân viên. • Act as contact point of the depot in liaising with the Management of the local Industrial Zone. Đóng vai trò là đầu mối liên lạc của depot trong việc liên hệ với Ban quản lý Khu công nghiệp địa phương. • Additional tasks as requirement from Manager. Các công việc bổ sung theo yêu cầu từ Quản lý Key Stakeholders & Interface/ Các bên liên quan chính Depot Manager/Người quản lý depot Medlog VN HR Manager/Trưởng Phòng Nhân sự Medlog VN Internal Employees / Nhân viên nội bộ Vendors & clients/Nhà cung cấp và khách hàng [Requirements] Key Experience & Qualifications/ Kinh nghiệm và bằng cấp chính • University degree in related fields Tốt nghiệp đại học chuyên ngành liên quan • 3-5 years of experience in a similar position Có kinh nghiệm 3-5 năm ở vị trí tương đương • Good English level, proficient in office IT software Tiếng Anh tốt, thành thạo vi tính văn phòng • Responsible in work, be able to work under high pressure Có trách nhiệm trong công việc, có khả năng làm việc dưới áp lực cao • Good communication skills Kỹ năng giao tiếp tốt • Ability to manage multiple tasks and prioritize work effectively. Có khả năng quản lý nhiều nhiệm vụ và ưu tiên công việc một cách hiệu quả. • Problem solving skills and proactive approach to challenges Kỹ năng giải quyết vấn đề và chủ động tiếp cận thách thức Why Join MEDLOG? • Salary range: competitive • Benefits: meal/transportation/phone allowances, 13th month bonus, extra medical insurance, company trips, full SHUI contributions, annual performance bonus, company laptop • Be part of an international logistics organization within the MSC Group. • Develop strong expertise in container logistics, ICD, depot, M&R and inland transportation. • Work in a multicultural environment with cross-functional and international exposure. • Opportunity to grow your career in logistics and Finance & Accounting functions