- Địa điểm làm việc: Công ty TwoG – Trụ sở VP HCM - Ngành nghề kinh doanh chính: Thiết kế kiến trúc - Địa chỉ: Tầng 2 – 343 Phạm Ngũ Lão, Quận 1 - Báo cáo trực tiếp: Trưởng bộ phận. Những trách nhiệm công việc Hành chính - Tiếp đón khách đến văn phòng, hỗ trợ và chỉ dẫn, trả lời các câu hỏi và tạo ra một môi trường thân thiện. - Quản lý liên lạc bao gồm nghe điện thoại, email, tin nhắn và chuyển hướng đến đúng đối tượng, lưu giữ, cung cấp thông tin và cập nhật thông tin cần được chuyển giao về hành chính. - Theo dõi, quản lý dữ liệu văn phòng, cập nhật và cải tiến hệ thống dữ liệu, đảm bảo lưu trữ tất cả các văn bản đến đi, nội bộ theo hệ thống đã được thống nhất bằng file điện tử: bản scan, bản mềm word, excel, ppt, v.v.. và bản cứng. - Quản lý tổ chức sử dụng phòng họp, lên lịch và thông báo các cuộc họp định kỳ cho các bộ phận liên quan; Chuẩn bị tài liệu và hỗ trợ các phòng ban trong công ty lên lịch các cuộc hẹn, cuộc họp và đặt chỗ (nếu cần), hỗ trợ bộ phận nhân sự, bộ phận dự án liên quan đến công tác hành chính. - Quản lý các cuộc hẹn cho Giám đốc (Tổng giám đốc, giám đốc thiết kế, giám đốc các bộ phận) nếu có yêu cầu. - Tham gia các cuộc họp nội bộ và ghi biên bản họp, lưu trữ, và triển khai hoặc chuyển tiếp cho các bộ phận liên quan theo yêu cầu cuộc họp. - Điều phối, tham gia tổ chức sự kiện, đăng ký sự kiện và hậu cần, bao gồm đảm bảo không gian, sắp xếp đồ ăn nhẹ, chuẩn bị nguyên liệu, xác nhận đặt chỗ và tham dự của người tham gia nếu cần. - Hỗ trợ hành chính và điều phối cuộc họp cho các phòng ban khi cần, chuẩn bị tài liệu, nhập dữ liệu, sắp xếp việc đi lại, vận chuyển, book phòng khách sạn, vé máy bay và các nhiệm vụ hành chính chung khác. - Lên kế hoạch mua sắm các loại vật dụng, thiết bị văn phòng sử dụng hàng ngày, vật dụng nội thất, cải tạo văn phòng,…, bảo quản và phân bổ sử dụng theo nhu cầu, đặt đồ ăn uống, tiệc khi có yêu cầu. - Quản lý, thống kê và theo dõi vật dụng rời, cố định tại văn phòng và tài sản chung của Công ty. Tổng hợp và kiểm soát chi phí sử dụng cho các loại vật dụng, các loại chi phí khác hàng tuần và hàng tháng phù hợp với ngân sách đã được phân bổ. - Sắp xếp và phân phối hàng, thư đến, trực tiếp thanh toán cho những chi tiêu thường xuyên theo ngân sách và chuyển hồ sơ thanh toán, hóa đơn qua các bộ phận kế toán và thủ quỹ. - Theo dõi và thanh toán các chi phí thường xuyên: chi phí gửi xe, chi phí điện, nước, điện thoại, internet, v.v… - Thực hiện thay đổi, lưu trữ, cập nhật thường xuyên các loại giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy phép hành nghề doanh nghiệp, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, và những giấy phép khác theo quy định. [Requirements] - Yêu cầu bằng tốt nghiệp cao đẳng hoặc bằng đại học các chuyên ngành liên quan (hành chính, thư ký, quản trị kinh doanh, ngoại ngữ, v.v..) - > 5 năm kinh nghiệm văn thư, thư ký hoặc hành chính văn phòng - Khả năng giao tiếp tốt tiếng Anh văn phòng. - Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản mạnh mẽ. Kỹ năng máy tính thành thạo, bao gồm Microsoft Office. - Thoải mái với các yêu cầu thay đổi thường xuyên - Mức độ chú ý đến chi tiết cao - Kinh nghiệm nhập dữ liệu và lưu, sắp xếp hồ sơ - Có khả năng quản lý kiểm soát thiết bị vật dụng văn phòng và tài sản cố định. Quyền lợi - Mức lương: Thỏa thuận - Xem xét tăng lương hàng năm theo quy định của công ty. - Thời gian làm việc: 5 ngày/ tuần, nghỉ T7, CN, ngày lễ theo quy định; - Làm việc ngoài giờ tính OT, tiền ăn theo Luật và quy định nội bộ công ty. - Phúc lợi khác: • Tháng lương 13, thưởng lễ, tết, sinh nhật • Thưởng theo KPI hàng năm, tùy thuộc vào tình hình hoạt động kinh doanh • Bảo hiểm y tế tư nhân, khám sức khỏe định kỳ. • Các chuyến đi chơi hàng năm – theo quy định Công ty • Các chế độ phúc lợi khác theo quy định của Công ty và Luật lao động.