* General Scope - Phạm vi trách nhiệm: The COO’s Assistant provides high-level administrative, operational, and financial analytical support to ensure the execution of business stratergies across the Group. The role acts as a key coordination point between Operations, Finance, Accounting, and Retail, supporting performance monitoring, and cross-functional alignment. Trợ Lý Giám đốc Vận Hành chịu trách nhiệm hỗ trợ chuyên sâu về mặt quản trị, vận hành và phân tích tài chính để đảm bảo các chiến lược kinh doanh của Tập đoàn được triển khai hiệu quả. Vị trí này đóng vai trò là đầu mối phối hợp then chốt giữa các bộ phận Vận hành, Tài chính, Kế toán, và Retail; hỗ trợ giám sát hiệu suất và đảm bảo sự liên kết giữa các phòng ban. * Responsibilities - Trách nhiệm 1. Administrative Support | Hỗ trợ hành chính • Responsible for supporting COO’s activities on a day-to-day basis with high level of accuracy and foresight of tight deadline; Chịu trách nhiệm hỗ trợ những hoạt động của GĐ Vận hành trên cơ sở hàng ngày với độ chính xác cao và khả năng quản lý tiến độ sát sao; • Manage the COO's calendar including scheduling meeting, appointments, travel arrangements, Employees, business partners, and customers as needed. Chịu trách nhiệm sắp xếp lịch làm việc của GĐ Vận hành bao gồm sắp xếp các cuộc họp, lịch hẹn, lịch trình di chuyển, làm việc với nhân viên, đối tác kinh doanh, cũng như khách hàng khi cần. • Revewing and classifying all related documents that need to be signed from all Divisions/ Department before submitting for COO's approval. Xem xét và sắp xếp tất cả các tài liệu liên quan cần được ký từ các Khối/ Phòng ban trước khi được trình COO ký. • Maintain accurate records and files (digital and physical) for the COO’s office. Lưu trữ và sắp xếp hồ sơ, tài liệu ( cả bản cứng và bản mềm) của văn phòng COO một cách khoa học và chính xác. 2. Communication & Coordination | Giao Tiếp & Phối hợp • Provides a bridge for smooth communication between the COO’s office and internal departments; demonstrating leadership to maintain credibility and support with senior management staff. Xây dựng cầu nối giao tiếp thông suốt giữa văn phòng COO và các phòng ban; thể hiện năng lực lãnh đạo để tạo dựng và duy trì sự tín nhiệm với đội ngũ quản lý cấp cao. • Draft, review, and edit correspondence, reports, and official documents for the COO’s approval. Hỗ trợ COO soạn thảo, kiểm tra và hoàn thiện các văn bản, báo cáo, tài liệu quan trọng. • Coordinate with relevant departments, management teams, and external parties to ensure follow-up on action items. Phối hợp với các phòng Ban, quản lý các cấp và đối tác bên ngoài để theo dõi và đôn đốc việc hoàn thành công việc. • Handle confidential information with a high level of integrity and discretion. Đảm bảo tính bảo mật của các thông tin nội bộ. 3. Meeting & Event Management | Quản lý cuộc họp & Sự kiện • Arrange logistics for Management meetings, and other high-level events. Sắp xếp việc chuẩn bị các cuộc họp ban điều hành và các sự kiện quan trọng khác. • Prepare briefing materials, presentations, and reports for the COO prior to meetings. Chuẩn bị tài liệu tóm tắt, bài thuyết trình và báo cáo cho GĐ Vận hành trước các cuộc họp. • Attending events/ meetings or summarize reports/ emails. Tham dự các sự kiện, cuộc họp hoặc tóm tắt các báo cáo và email. 4. Finance & Planning Analysis | Phân tích kế hoạch & Tài Chính • Review financial reports, management accounts, cash flow summaries, and investment proposals for management review. Kiểm tra các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, tóm tắt dòng tiền và các đề xuất đầu tư trước khi trình Ban lãnh đạo phê duyệt. • Coordinate with Finance & accounting team on reporting timelines, and management information requirements. Hợp tác cùng nhóm Tài chính, kế toán đảm bảo tiến độ báo cáo và đáp ứng các yêu cầu về cung cấp thông tin cho COO. 5. Report | Báo cáo • Prepare the regular or unexpected reports as requests from COO. Lập báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Giám Đốc Vận Hành. * Working Conditions | Điều kiện làm việc • Working Time: 8:00am - 6:00pm, Mon - Fri; Thời gian làm việc: 8:00am -6:00pm, Thứ hai - Thứ sáu; • Working overtime is available in accordance with the working demand or request from the Manager; Làm ngoài giờ theo yêu cầu công việc và yêu cầu từ cấp trên; • Working equipment: one laptop, and 01 email account; Phương tiện làm việc: được trang bị một máy laptop, và tài khoản email riêng; [Requirements] 1. Knowledge | Kiến thức • Education | Trình độ học lực Bachelor Degree in Finance, Accounting, Economics, or related fields Củ nhân Tài Chính, Kế Toán, Kinh Tế, hoặc các ngành liên quan • Foreign Language | Trình độ ngoại ngữ Fluency in English Tiếng Anh lưu loát • Computer skills | Trình độ tin học General computer skills Tin học văn phòng • Essential Knowlegde | Kiến thức chuyên môn Proactive in handling matters Chủ động xử lý vấn đề 2. Skills | Kỹ năng • Good Communication skills Giao tiếp tốt • Presentation skills Kỹ năng thuyết trình • Minute taking skills Kỹ năng ghi chú • Attention to details Tập trung chi tiết • Customer centric person Lấy KH làm trung tâm • Problem-solving skills Giải quyết vấn đề • Well organized in planning Tổ chức tốt trong việc lập kế hoạch • Time management skills Khả năng quản lý thời gian 3. Other Requirements | Yêu cầu khác • Experience | Kinh nghiệm Minimum 5 years of experience in administration, operations, finance roles, preferably within real estate, retail groups. Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm tại các vị trí vận hành, tài chính ; ưu tiên ứng viên từng làm việc trong lĩnh vực bất động sản, bán lẻ. • Personality | Tính cách cá nhân Enthusiatic, friendly, sociable Nhiệt tình, thân thiện, hòa đồng • Age | Độ tuổi > 30 years old > 30 tuổi • Attitude | Thái độ Possitive, cooperative Tích cực, hợp tác • Appearence | Ngoại hình Good looking, maintain a well groomed, polished and professional apprearance Ngoại hình ưa nhìn; luôn duy trì diện mạo chỉnh chu, lịch sự và chuyên nghiệp • Disire Characteristic | Tố chất Patient, flexible Kiên trì, linh hoạt • Able to work under high pressure to handle a wide variety of activities Có thể làm việc dưới áp lực cao để xử lý nhiều hoạt động đa dạng