NHÂN VIÊN LƯƠNG VÀ PHÚC LỢI TẠI NHÀ MÁY COMPENSATION & BENEFITS OFFICER IN PLANT Bộ phận: Nhân sự Department: Human Resources Nơi làm việc: Nhà máy tại Phường Quy Nhơn Bắc, Tỉnh Gia Lai Location: Plant in Quy Nhon Bac Ward, Gia Lai Province Báo cáo trực tiếp: Trưởng phòng Điều hành Nhân sự Direct Report to: Head of Human Resources Operations Cấp bậc: Nhân viên Job Level: Officer 1. Mục tiêu công việc / Job Purpose Chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ về tiền lương, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm bắt buộc, phúc lợi và quản lý hồ sơ nhân sự cho nhân viên tại Nhà máy, đảm bảo chính xác, đúng thời hạn và tuân thủ quy định pháp luật cũng như chính sách của Công ty. Responsible for payroll, personal income tax, statutory insurance, employee benefits, and employee records administration for Plant employees, ensuring accuracy, timeliness, and compliance with applicable laws and Company policies. Vị trí làm việc tại Nhà máy và phối hợp thường xuyên với HRBP, Ban Lãnh đạo Nhà máy, các phòng ban, và người lao động, đồng thời thực hiện công việc theo sự phân công và hướng dẫn của Trưởng phòng Điều hành Nhân sự. The position is based at the Plant and works closely with the HRBP, Plant Management, departments, and employees, while performing assigned responsibilities under the direction and guidance of the Head of Human Resources Operations. 2. Trách nhiệm chính / Key Responsibilities 2.1. Tính Lương / Payroll Calculation • Thực hiện tính lương hàng tháng chính xác và đúng thời hạn cho toàn bộ nhân viên Nhà Máy. Execute accurate and timely monthly payroll processing for all Plant employees. • Kiểm tra và đối chiếu các dữ liệu đầu vào phục vụ tính lương. Review and reconcile payroll input data. • Tính các khoản thanh toán sau cùng cho nhân viên nghỉ việc. Calculate final payments for terminated employees. • Giải đáp các thắc mắc của người lao động liên quan đến lương, thuế TNCN và bảo hiểm. Respond to employee inquiries related to payroll, PIT, and insurance. • Lập các báo cáo liên quan đến tiền lương cho bộ phận Tài chính và Kế toán, bao gồm số lượng nhân viên, hạch toán chi phí, trích trước và các báo cáo có liên quan. Prepare payroll-related reports for the Finance and Accounting teams, including headcount, cost booking, accruals, and other relevant reports. 2.2. Thuế thu nhập cá nhân / Personal Income Tax • Tính số thuế TNCN phải khấu trừ hàng tháng của nhân viên. Calculate employees’ monthly PIT liabilities. • Tổng hợp thu nhập chịu thuế và số thuế TNCN đã khấu trừ theo tháng và năm. Consolidate monthly and annual taxable income and withheld PIT amounts. • Kiểm tra hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh của nhân viên và theo dõi các thay đổi liên quan đến người phụ thuộc. Review employees’ dependent registration documents and monitor changes relating to dependents. • Hỗ trợ việc quyết toán thuế TNCN hàng năm theo phân công. Support annual PIT finalization as assigned. 2.3. Bảo hiểm bắt buộc / Statutory Insurance • Tính số tiền BHXH, BHYT và BHTN phải đóng hàng tháng của người lao động và Công ty. Calculate monthly SI, HI, and UI contributions for employees and the Company. • Thực hiện thủ tục báo tăng, báo giảm cho nhân viên mới và nhân viên nghỉ việc. Process statutory insurance registration and deregistration for new hires and terminated employees. • Thực hiện thủ tục điều chỉnh mức lương đóng bảo hiểm. Process changes to statutory insurance contribution salaries. • Đánh giá điều kiện tham gia bảo hiểm bắt buộc của nhân viên. Assess employee eligibility for mandatory statutory insurance enrollment. • Kiểm tra và đối chiếu dữ liệu đóng bảo hiểm với Cơ quan Bảo hiểm Xã hội. Verify and reconcile insurance contribution data with the Social Insurance Authority. • Phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến BHXH, BHYT và BHTN. Coordinate the resolution of issues relating to SI, HI, and UI. 2.4. Lương, thưởng và phúc lợi / Compensation & Benefits • Quản lý và cập nhật các khoản phụ cấp, phúc lợi theo chính sách của Nhà Máy và Công ty. Maintain and administer allowances and employee benefits in accordance with Plant and Company policies. • Tính toán các khoản thưởng chính xác và đúng thời hạn. Calculate bonuses accurately and on time. • Chuẩn bị thông báo điều chỉnh thu nhập hàng năm và hỗ trợ truyền thông đến nhân viên. Prepare annual income adjustment documents and support employee communication. • Hỗ trợ triển khai các chương trình phúc lợi và công đoàn. Support employee welfare and trade union programs. • Thực hiện các chương trình phúc lợi như bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, đồng phục và các chương trình khác. Execute employee benefit programs, including accident insurance, healthcare insurance, uniforms, and other applicable programs. • Xử lý các yêu cầu phát sinh liên quan đến lương, thưởng và phúc lợi từ Ban Lãnh đạo, Phòng Kế toán, kiểm toán và các bên liên quan. Handle ad hoc compensation and benefits requests from Management, Finance, auditors, and other relevant stakeholders. 2.5. Quản lý vòng đời nhân viên và hợp đồng lao động / Employee Lifecycle & Contract Management • Quản lý quy trình gia hạn hợp đồng lao động cho nhân viên hiện tại và quy trình thôi việc cho nhân viên nghỉ việc. Manage employment contract renewal processes for existing employees and exit processes for terminated employees. • Soạn thảo, gửi, thu hồi và lưu trữ các tài liệu nhân sự, bao gồm: Prepare, deliver, collect, and maintain employee documents, including: + Hợp đồng lao động Labor contracts + Phụ lục hợp đồng lao động Labor contract annexes + Thư điều chỉnh thu nhập Annual income adjustment letters + Hồ sơ điều chuyển nhân sự Employee movement documents + Biên bản thanh lý hợp đồng lao động Minutes of labor contract liquidation + Quyết định thôi việc Termination decisions • Quản lý các loại nghỉ phép của nhân viên trên hệ thống i.HRP. Manage employee leave records in the i.HRP system. • Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến vòng đời nhân viên trên Workday, bao gồm tuyển dụng, nghỉ việc và thay đổi công việc. Administer employee lifecycle transactions in Workday, including hiring, offboarding, and job changes. • Số hóa và lưu trữ hồ sơ nhân sự đầy đủ, chính xác và đúng quy định. Digitize and maintain complete and accurate employee records in compliance with applicable requirements. • Theo dõi các thời hạn liên quan đến hợp đồng lao động và chủ động thực hiện các bước cần thiết. Monitor employment contract timelines and proactively complete the required actions. 2.6. Báo cáo và dữ liệu nhân sự / Reporting & HR Data • Lập báo cáo lao động định kỳ theo quy định pháp luật. Prepare periodic statutory labor reports in compliance with local regulations. • Thực hiện các báo cáo về lao động, bảo hiểm, thuế và thống kê theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Prepare labor, insurance, tax, and statistical reports as required by the relevant authorities. • Tham gia thực hiện báo cáo CSRD. Contribute to CSRD reporting 2.7. Cải tiến hệ thống / System Enhancement • Duy trì các hệ thống HR như i.HRP và Workday. Maintain HR systems, including i.HRP and Workday. • Tham gia các dự án số hóa và cải tiến quy trình HR. Participate in HR digitalization and process improvement initiatives. 2.8. Phối hợp với các bên liên quan / Stakeholder Coordination • Phối hợp hiệu quả với HRBP, Ban Lãnh đạo Nhà Máy, các trưởng bộ phận, phân xưởng, và người lao động trong phạm vi công việc phụ trách. Coordinate effectively with the HRBP, Plant Management, department heads, workshops, and employees within the assigned scope. • Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của các bên liên quan một cách chuyên nghiệp, cẩn trọng và đúng thẩm quyền. Receive and handle stakeholder requests professionally, carefully, and within the appropriate authority. • Đảm bảo các yêu cầu tại Nhà Máy được xử lý phù hợp với quy định pháp luật, chính sách Công ty và hướng dẫn của Trưởng phòng Điều hành Nhân sự. Ensure that Plant requests are handled in accordance with applicable laws, Company policies, and guidance from the Head of Human Resources Operations. • Chủ động trao đổi với cấp trên khi có yêu cầu chưa rõ ràng, có rủi ro tuân thủ hoặc có sự khác biệt giữa nhu cầu tại Nhà Máy và chính sách chung. Proactively seek guidance and align with supervisors when requirements are unclear, compliance risks are identified, or conflicts arise between Plant operational needs and Company policies. • Bảo mật các thông tin liên quan đến lương, thu nhập, phúc lợi và dữ liệu cá nhân của người lao động. Maintain confidentiality of employee salary, income, benefit, and personal information. 2.9. Các nhiệm vụ khác / Other Responsibilities • Chuẩn bị dữ liệu, tài liệu và hồ sơ phục vụ các đợt kiểm toán, kiểm tra hoặc thanh tra liên quan đến tiền lương và phúc lợi. Prepare data, documents, and supporting evidence for audits, inspections, or reviews relating to payroll and employee benefits. • Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên. Perform other tasks as assigned by the line manager. [Requirements] 3. Yêu cầu công việc / Job Requirements 3.1. Trình độ học vấn và Kinh nghiệm / Qualifications and Experience • Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Nhân sự, Kế toán, Tài chính, hoặc các ngành liên quan. Bachelor’s degree in Human Resources, Accounting, Finance, or related fields. • Có từ 3 đến 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực C&B hoặc tính lương. Three to five years of experience in C&B or payroll. • Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường sản xuất hoặc nhà máy. Experience in a manufacturing or factory environment is preferred • Có kiến thức về pháp luật lao động, thuế TNCN và bảo hiểm bắt buộc. Knowledge of labor law, PIT, and statutory insurance regulations. • Thành thạo Excel và có khả năng xử lý, kiểm tra và đối chiếu dữ liệu. Proficient in Excel, with the ability to process, review, and reconcile data. • Có kinh nghiệm sử dụng Workday, i.HRP hoặc hệ thống HRIS tương đương là một lợi thế. Experience with Workday, i.HRP, or similar HRIS platforms is an advantage. • Có khả năng lập báo cáo và quản lý hồ sơ nhân sự. Ability to prepare reports and maintain employee documentation. 3.2. Năng lực và phẩm chất / Competencies & Personal Attributes • Cẩn thận, chính xác và có ý thức tuân thủ. Detail-oriented, accurate, and compliance-minded. • Có tinh thần trách nhiệm và theo sát công việc đến khi hoàn tất. Accountable and committed to following tasks through to completion. • Có khả năng làm việc độc lập và quản lý công việc theo thời hạn. Able to work independently and manage work within deadlines. • Có kỹ năng giao tiếp và phối hợp tốt với các bên liên quan. Good communication and stakeholder coordination skills. • Có định hướng phục vụ và hỗ trợ người lao động. Demonstrates a service-oriented approach toward employees. • Có ý thức bảo mật cao đối với dữ liệu nhân sự và thông tin thu nhập. Maintains a high level of confidentiality regarding employee and compensation data. • Sẵn sàng học hỏi, cải tiến quy trình và sử dụng các công cụ số trong công việc. Willing to learn, improve processes, and use digital tools in daily work.