PHẦN I: NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH 1. Mua hàng và thanh toán: - Tham gia vào quá trình mua hàng để cung cấp vật tư, trang thiết bị, công cụ, văn phòng phẩm, đồng phục… nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động của công ty. - Thực hiện thanh toán, nhận hàng và chuyển giao cho các bộ phận có nhu cầu. - Quản lý và lưu trữ các hợp đồng, chứng từ, hóa đơn 2. Kiểm soát Quy Trình Vận Hành bao gồm tham gia vào hoạt động thiết lập các quy trình, quy định mới phát sinh theo nhu cầu vận hành, đồng thời giám sát việc tuân thủ của các bộ phận liên quan. 3. Kiểm soát An Ninh ra vào tòa nhà bao gồm chất lượng dịch vụ thuê ngoài (hợp đồng, lịch làm việc, chi phí, nghiệp vụ, tác phong, các khiếu nại) … và các phát sinh liên quan 4. Kiểm soát Vệ Sinh bao gồm chất lượng vệ sinh từ các nguồn nhân viên nội bộ và dịch vụ thuê ngoài (hợp đồng, lịch làm việc, chi phí, nghiệp vụ, tác phong), danh mục công cụ trang thiết bị vệ sinh, danh mục hóa chất vệ sinh bắt buột sử dụng theo đúng chuẩn, quy trình thao tác vệ sinh… và các phát sinh liên quan 5. Kiểm soát Côn Trùng bao gồm chất lượng dịch vụ thuê ngoài (hợp đồng, lịch làm việc chi phí, nghiệp vụ, tác phong, trang thiết bị, các khiếu nại)… và các sự vụ liên quan. 6. Kiểm soát mỹ quan bao gồm: kiểm tra và đề xuất các biện pháp cải thiện & sửa chữa cơ sở hạ tầng, sân vườn thông qua các hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng… 7. Kiểm soát quá trình bảo trì, sữa chữa & cải tạo các tài sản, công cụ, trang thiết bị máy móc, cơ sở hạ tầng của công ty bao gồm các lịch làm việc, các đề xuất sửa chữa & thay thế. 8. Kiểm soát chi phí thông qua các hoạt động ghi nhận chi phí sử dụng hàng tháng, hiện trạng sử dụng công cụ, trang thiết bị, máy móc, các hoạt động tiết kiệm năng lượng và vật tư tiêu hao. 9. Kiểm soát tài sản thông qua các hoạt động hướng dẫn sử dụng và bảo quản tài sản một cách hiệu quả, theo dõi quá trình sử dụng, kiểm kê định kỳ. 10. Kiểm soát hoạt động PCCC cùng với bộ phận kỹ thuật bao gồm việc kiểm tra tuân thủ và lưu trữ các hồ sơ, chứng từ pháp lý liên quan 11. Thực hiện tiếp đón các đoàn thanh tra thông qua các hoạt động phối hợp các bộ phận liên quan để chuẩn bị hồ sơ, thủ tục, trình duyệt các chi phí nếu có 12. Thực hiện công việc văn thư thông qua các hoạt động quản lý con dấu, công chứng giấy tờ, chuyển giao hồ sơ cho các bộ phận trong công ty, đồng thời lưu trữ tất cả các chứng từ, hồ sơ, dữ liệu thông qua các hình thức bản giấy, bản cứng và bản mềm. 13. Triển khai một số công việc hành chánh khác theo yêu cầu của trưởng bộ phận 14. Thực hiện các báo cáo theo các nhiệm vụ đã được phân công [Requirements] PHẦN III: YÊU CẦU CÔNG VIỆC 1. Học vấn: Cử nhân ngành quản lý hành chánh, hoặc các lĩnh vực liên quan. 2. Kinh nghiệm: Có 2 năm kinh nghiệm 3. Phẩm chất: - Trung thực, nhiệt tình, nhanh nhẹn - Có tính chi tiết và cẩn trọng - Có tinh thần trách nhiệm cao - Có tinh thần phục vụ khách hàng - Tuân thủ các quy tắc đạo đức nghề nghiệp 4. Kỹ năng quản lý: - Có tính tổ chức và làm việc theo kế hoạch - Có kỹ năng giải quyết vấn đề 5. Các yếu tố khác: - Tiếng Anh giao tiếp - Kỹ năng trình bày - Kỹ năng vi tính